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如何在5分鐘內(nèi),向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT?

2016-11-28

如何在5分鐘內(nèi),向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT?

作者李剛



 

  • 神奇的“電梯匯報(bào)術(shù)”,麻省理工學(xué)院創(chuàng)業(yè)必修課;

  • PREP的匯報(bào)結(jié)構(gòu);

  • 必須讓領(lǐng)導(dǎo)一開(kāi)始就明白,你希望領(lǐng)導(dǎo)做什么?

  • 站在一個(gè)決策者而不是執(zhí)行者的角度上,哪些理由能直接幫助他做決策;

  • 簡(jiǎn)潔的表達(dá)源于單純的心態(tài)。


1、


十幾年前,我還在銀行當(dāng)信貸員,為轄區(qū)內(nèi)一家企業(yè)增加信貸額度。忙了一個(gè)月,好不容易把材料一路磕磕絆絆地送到了最重要的程序——市分行的貸審會(huì)。


我和主任估計(jì)貸審會(huì)一次通過(guò)有難度,這家企業(yè)的情況非常復(fù)雜,光材料就有半尺高,所以打算在會(huì)前和分管信貸的副行業(yè)先做一次溝通。


好不容易安排了時(shí)間,沒(méi)想到那天分行忽然來(lái)了檢查團(tuán),我們從上午一直等到貸審會(huì)開(kāi)會(huì)之前,都沒(méi)見(jiàn)到那位行長(zhǎng)。


我都不抱希望了,可主任畢竟是老江湖,他讓我等著,一個(gè)人跑到行長(zhǎng)專用電梯前,剛好攔住了準(zhǔn)備上樓的副行長(zhǎng)。


最后貸審會(huì)非常順利,我相信是主任的這次“電梯匯報(bào)”起了很大作用,但他是怎么辦到的呢?


十多年以后,我看到了一個(gè)叫“電梯匯報(bào)術(shù)”的方法,才明白其中的奧妙。


2、


有時(shí),你準(zhǔn)備了上百頁(yè)的屁屁踢,可臨開(kāi)會(huì),領(lǐng)導(dǎo)卻只有五分鐘的時(shí)間在場(chǎng),沒(méi)他拍板,別人什么也決定不了。


有時(shí)候,你要匯報(bào)一件很重要的事,但領(lǐng)導(dǎo)卻不這么認(rèn)為,他覺(jué)得自己的時(shí)間很值錢(qián),你的事只配給五分鐘。


有時(shí)候,你到客戶那里去提報(bào)方案,剛好遇上了他們的大領(lǐng)導(dǎo),可他只有五分鐘的時(shí)間,你是一步步走流程,還是抓住這天降的五分鐘呢?


再比如,你在行業(yè)會(huì)議的茶歇認(rèn)識(shí)了一個(gè)投資人,你能利用這短短的五分鐘泡咖啡的時(shí)間,把項(xiàng)目說(shuō)清楚,并爭(zhēng)取一次正式見(jiàn)面的機(jī)會(huì)嗎?


麻省理工學(xué)院每年的創(chuàng)業(yè)大賽中,有一個(gè)環(huán)節(jié)就是“電梯匯報(bào)”,贏者可獲2萬(wàn)美元獎(jiǎng)金,因?yàn)樯厦孢@些,都是“電梯匯報(bào)術(shù)”可以幫助你的。


“電梯匯報(bào)術(shù)”是一種結(jié)構(gòu)化思維,比如今天要介紹的是PREP的匯報(bào)結(jié)構(gòu):Position觀點(diǎn)、Reason理由、Evidence證據(jù)、Position重復(fù)觀點(diǎn)。


這都是你需要事先準(zhǔn)備的,我們來(lái)分解一下,到底包括哪些:


如何在5分鐘內(nèi),向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT?


3、第一步:觀點(diǎn)(Position)


就是首先用一兩句話說(shuō)清楚你想要得到的東西,包括:希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意、給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃、或者盡快看看你的詳細(xì)材料,等等。


請(qǐng)注意(敲黑板),很多人第一步就出了問(wèn)題,不是“你做了什么”,而是“你希望領(lǐng)導(dǎo)做什么”。


我們通常這樣開(kāi)頭:


“上周我見(jiàn)了一個(gè)客戶,他balabalabala”

“這個(gè)月,我對(duì)XX市場(chǎng)進(jìn)行了全面調(diào)研,走訪了幾十家客戶,其中有balabalabala”

“我分析了近幾個(gè)月的銷(xiāo)售數(shù)據(jù),發(fā)現(xiàn)balabalabala”


沒(méi)錯(cuò),你為這個(gè)方案付出了一個(gè)月的努力,你有很多話想告訴領(lǐng)導(dǎo),但這關(guān)他什么事呢?功勞要賣(mài),但不是現(xiàn)在。


不是“我見(jiàn)了一個(gè)客戶”,而是“有個(gè)客戶希望見(jiàn)一下您”。

不是“我做了調(diào)研”,而是“想請(qǐng)您確認(rèn)一下下一步的技術(shù)方案”。

不是“我分析了銷(xiāo)售數(shù)據(jù)”,而是“我們必須把促銷(xiāo)的時(shí)間提前”。


為什么要這樣開(kāi)頭?你知道很多領(lǐng)導(dǎo)忙到什么程度?會(huì)議開(kāi)始之前,他還不知道會(huì)議的主題是什么。你必須讓他一開(kāi)始就明白,你希望他做什么?他才能?chē)@這一點(diǎn),考慮你下面的內(nèi)容。


你想要領(lǐng)導(dǎo)做的事情,一般有三種:


  • 第一種是領(lǐng)導(dǎo)明確的動(dòng)作(定方向、定預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃);

  • 第二種是領(lǐng)導(dǎo)原則上同意,可以繼續(xù)進(jìn)行下去;

  • 第三種是領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議。


你想得到哪一樣,取決于工作目前的進(jìn)度,取決于領(lǐng)導(dǎo)的決策風(fēng)格(授權(quán)型還是參與型),你必須有一個(gè)明確的判斷,別指望領(lǐng)導(dǎo)幫你決定。

請(qǐng)一定要盯著他的眼睛,用堅(jiān)定、簡(jiǎn)短、直接的語(yǔ)言告訴他:“我需要得到您的……”


不要怕這樣做失禮,讓領(lǐng)導(dǎo)盡快進(jìn)入狀況,節(jié)省他的時(shí)間,就是對(duì)他最大的尊重。



4、第二步:理由(Reason)


接下來(lái),你還有4分30秒?


不,你最多還有2分鐘時(shí)間陳述你的理由,差不多是你平時(shí)講三頁(yè)P(yáng)PT的時(shí)間。因?yàn)檫€得留1分多鐘給領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)。


你需要仔細(xì)分析你的匯報(bào)材料,凝結(jié)成不超過(guò)三個(gè)理由,然后試著用簡(jiǎn)潔而有力的語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。


簡(jiǎn)潔的表達(dá)在于強(qiáng)化重點(diǎn),何為重點(diǎn),又取決于你的匯報(bào)目標(biāo)。試比較下面兩種句式:


A:“技術(shù)上我建議采用XXXX,因?yàn)楸容^成熟,解決我們執(zhí)行期太短的問(wèn)題?!?/p>

這是“論點(diǎn)——論據(jù)——強(qiáng)化論點(diǎn)”的結(jié)構(gòu),強(qiáng)調(diào)“成熟技術(shù)”、“解決實(shí)際問(wèn)題”,顯然是希望用明顯的優(yōu)勢(shì)引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)明確的動(dòng)作(給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃)。


B:“我建議的XXXX是一項(xiàng)大公司都開(kāi)始運(yùn)用的技術(shù),可以在XXX 部分運(yùn)用,供應(yīng)商可以幫我們聯(lián)系參觀XXX?!?/p>

這是“論據(jù)——論點(diǎn)——強(qiáng)化論據(jù)“的結(jié)構(gòu),強(qiáng)調(diào)“創(chuàng)新”、“行業(yè)交流”,是想要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視與興趣,引發(fā)下一步的動(dòng)作——“原則上同意,可以繼續(xù)進(jìn)行下去”,或者“盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議”。


5、


在“理由(Reason)”環(huán)節(jié),大部分人的困難在于精簡(jiǎn)材料,文章是自己的好,越看越喜歡,每點(diǎn)都重要,怎么也減不下來(lái)。

此時(shí),我們要放棄做方案時(shí)常用的“技術(shù)思維”,學(xué)會(huì)用“決策思維”看自己的方案。


這兩者有什么不同呢?“技術(shù)思維”考慮的是有哪些方法,它們的優(yōu)劣勢(shì)又是什么?“決策思維”考慮的是這個(gè)方案要多少資源,能達(dá)到什么效果,是否符合我們的目標(biāo)。


站在領(lǐng)導(dǎo)的角度上,站在一個(gè)決策者而不是執(zhí)行者的角度上,哪些理由能直接幫助他做決策?哪些是間接的?先把間接的去掉。再想一想,其中最重要的三條是什么?


請(qǐng)不要懷疑這個(gè)方法,因?yàn)橐欢梢宰龅健H绻阕霾坏?,說(shuō)明方案本身有問(wèn)題,給你一個(gè)小時(shí)也沒(méi)用。


6、第三步:證據(jù)(Evidence)


在陳述理由之后,通常領(lǐng)導(dǎo)會(huì)詢問(wèn)一兩個(gè)關(guān)心的問(wèn)題,即使領(lǐng)導(dǎo)不問(wèn),我們?nèi)匀恍枰M(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)——證據(jù)(Evidence)。


在“理由(Reason)”部分,核心是觀點(diǎn),要求簡(jiǎn)潔直接;但在“證據(jù)(Evidence)部分”,最重要的是細(xì)節(jié),要求有打動(dòng)力,包括:具體現(xiàn)象、數(shù)據(jù)、效果估計(jì)、承諾等等。


選擇什么樣的材料作為你強(qiáng)有力的證據(jù),仍然取決于你想要達(dá)到的目標(biāo):


給領(lǐng)導(dǎo)決策信心:


“供應(yīng)商之前的使用XXX技術(shù)的XXX項(xiàng)目,預(yù)算和我們基本相同,就是在30天內(nèi)完成的……”


強(qiáng)調(diào)事情的緊急性:


“我已經(jīng)聯(lián)系過(guò)XXX公關(guān)公司的tony,他至少可以聯(lián)系三位在此期間有檔期的明星,但必須在本周內(nèi)確認(rèn)……”


強(qiáng)調(diào)事情的重要性:


“我做過(guò)測(cè)算,按現(xiàn)在的銷(xiāo)售速度,庫(kù)存將在年底超過(guò)1000萬(wàn),將嚴(yán)重影響流動(dòng)資金……”


引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的興趣:


“這個(gè)方向雖然目前應(yīng)用不廣,但和集團(tuán)的創(chuàng)新方向一致,XX總已經(jīng)有明確的興趣……”


如何在5分鐘內(nèi),向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT?


7、最后:Position重復(fù)觀點(diǎn)


最后,再一次重復(fù)你的要求。


和開(kāi)頭不同,開(kāi)頭提要求是讓領(lǐng)導(dǎo)明確你的匯報(bào)目的,結(jié)尾的要求則帶有強(qiáng)烈的“行動(dòng)導(dǎo)向”——更明確,更能讓領(lǐng)導(dǎo)做出決策。


一、如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃”,那么你最好能讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題,而不是判斷題:


“上面的兩個(gè)方案,其中預(yù)算首先要定下來(lái),希望領(lǐng)導(dǎo)能給個(gè)建議,我們可以盡快執(zhí)行下去?!?/p>


二、如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意,可以繼續(xù)進(jìn)行下去”,那么你最好表示下一步的行動(dòng)已經(jīng)在計(jì)劃之中,這是一個(gè)積極的暗示:

“如果您同意的話,我下一步的想法是……”


三、如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議”,那就可以更明確一點(diǎn):


“我的詳細(xì)計(jì)劃已經(jīng)發(fā)到您的郵箱里,剛才跟您的助理確認(rèn)您本周三和五有時(shí)間,如果您覺(jué)得有必要,可以安排一個(gè)會(huì)議……”


請(qǐng)注意(再次敲黑板),所有的努力都是為了一個(gè)結(jié)果——下一步明確的行動(dòng)(時(shí)間、人物、預(yù)算、動(dòng)作),別天真地以為領(lǐng)導(dǎo)會(huì)自己決定自己該做什么,人天生有拖延的傾向,你含糊,他也含糊,事情辦不好,責(zé)任還在你。

如何在5分鐘內(nèi),向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT?8、

“五分鐘電梯溝通術(shù)”,難點(diǎn)不在技術(shù)層面,多多練習(xí),一定可以做到。

難點(diǎn)在于思想包袱。很多人把跟領(lǐng)導(dǎo)溝通,看得太嚴(yán)重,于是拼命想表現(xiàn)自己,有人則看得太復(fù)雜,于是拼命逃避。

簡(jiǎn)潔的表達(dá)源于單純的心態(tài),“五分鐘領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)”只是為了解決問(wèn)題,不是讓你給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)好印象(盡管客觀上有可能),不要追求所謂“技術(shù)含量”,那些只不過(guò)是為了滿足個(gè)人的虛榮心而已。

你對(duì)世界簡(jiǎn)單了,這個(gè)世界也就不會(huì)對(duì)你太復(fù)雜。

 




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