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在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,企業(yè)郵箱已經(jīng)成為企業(yè)連接外界必不可少的工具之一了。所以自建郵箱,還是利用互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)提供的郵箱服務(wù)?這是企業(yè)面臨的新選擇。
為什么要用企業(yè)郵箱?
首先,所有員工的郵箱形式統(tǒng)一,有助于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象;其次,當(dāng)其他人收到企業(yè)郵件時(shí),可以根據(jù)來信域名方便地查詢企業(yè)網(wǎng)站,等同于宣傳了自己的企業(yè);第三,當(dāng)員工離職時(shí),企業(yè)郵箱可以被收回,而業(yè)務(wù)聯(lián)系之類的信息會(huì)保留下來,以免泄密;第四,企業(yè)郵箱的系統(tǒng)管理解決了企業(yè)信息的安全性問題。
統(tǒng)一使用可以方便地對工作郵件備份、管理,避免丟失;可方便地自行管理、命名、分配容量、自行群發(fā)、分組、修改密碼、設(shè)定功能限制等,這些功能個(gè)人郵箱是沒有的;同時(shí),群組等功能還可以提高工作效率。
目前,中國有5000多萬家各種各樣的企業(yè),均意識(shí)到到企業(yè)郵箱的重要性了。
未來5年全球企郵中平均每天的用戶信息量將遠(yuǎn)超過個(gè)人郵箱用戶的郵件信息量。預(yù)計(jì)至2011年,企業(yè)郵箱用戶將平均每年以20%左右的速度增長到1645億封/天。
自建還是外包?
顯然,企業(yè)郵箱數(shù)量在以人們難以想象的速度發(fā)展。企業(yè)在建立郵箱的方法上,目前有兩種選擇:企業(yè)自建郵箱和將郵箱外包給專業(yè)的郵件服務(wù)公司。
自建郵件系統(tǒng)就是自己購買郵件服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、反垃圾網(wǎng)關(guān)等一系列軟、硬件設(shè)備,自己配備相應(yīng)的郵件管理人員,對公司的郵件系統(tǒng)進(jìn)行管理。管理人員一般由公司的IT管理人員兼任,以后每年還需對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí),并需要不斷培訓(xùn)人員以跟進(jìn)郵件技術(shù)的發(fā)展。
但是,隨著郵件的作用在企業(yè)中日益重要,更由于郵件安全性問題日益突出,如垃圾郵件、病毒通過郵件傳入等,企業(yè)發(fā)現(xiàn),如果僅僅通過企業(yè)自身培養(yǎng)的技術(shù)人員,很難處理日益增多的郵件安全問題。
“郵箱外包的好處是,企業(yè)只需要每年按照郵箱數(shù)量,付一定的服務(wù)費(fèi)用,就能得到專業(yè)的郵件服務(wù),并且,企業(yè)不需要專業(yè)的IT服務(wù)人員,這對廣大的中小企業(yè)來說減少了很多麻煩。
外包趨勢明顯
隨著時(shí)間的推移,企業(yè)郵箱外包的趨勢越來越明顯。
1.自建比外包投入高
“自建郵局系統(tǒng)無論是放在自己的機(jī)房還是托管,都需要較高的初期投入,即使自建郵局系統(tǒng)都選用的低檔設(shè)備和服務(wù),其一次性投入也需要以十萬元計(jì),每年的運(yùn)營費(fèi)用還需要幾萬元。此外,IT技術(shù)發(fā)展很快,因此設(shè)備折舊也很快,這樣的投入顯然并不經(jīng)濟(jì),每年還要養(yǎng)幾個(gè)IT人員,遠(yuǎn)沒有直接購買專業(yè)的服務(wù)來得劃算?!?/span>
2. 自建安全性與穩(wěn)定性遠(yuǎn)低于外包
企業(yè)郵箱外包不僅僅是財(cái)力和人力上大幅度的節(jié)省,其安全性和穩(wěn)定性也可以得到肯定,這對于日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購買設(shè)備、研發(fā)軟件和培養(yǎng)一支完善的維護(hù)隊(duì)伍,否則,其性能和外包郵局根本無法相比。
3. 外包技術(shù)維護(hù)更完善
采用了郵箱外包后,在遇到技術(shù)問題無法解決時(shí),企業(yè)郵箱提供商會(huì)及時(shí)提供幫助。而自建郵箱可能會(huì)遭受到一些意想不到的故障,這些故障不是企業(yè)自身能夠獨(dú)立解決的。選擇企業(yè)郵箱外包,可以以較小的投入快速獲得應(yīng)有的系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)。
看來,企業(yè)郵箱外包服務(wù)基本已成大勢所趨;并且,越來越多的大型企業(yè),也在向郵箱外包遷移。
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