發(fā)票是我們會計日常工作中經(jīng)常會遇到的東西,指的是一切單位和個人在購銷商品、提供勞務或接受勞務、服務以及從事其他經(jīng)營活動,所提供給對方的收付款的書面證明,是財務收支的法定憑證,是會計核算的原始依據(jù),也是審計機關(guān)、稅務機關(guān)執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。它分為:普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票。
一、從票據(jù)填制的內(nèi)容和加蓋的印章進行審核
1.發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合。
2.發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合。
報銷發(fā)票加蓋的印章一般是發(fā)票專用章,根據(jù)《發(fā)票管理辦法》,報銷票據(jù)加蓋印章只能是發(fā)票專用章。
3.票據(jù)的屬地、職能是否與票據(jù)上加蓋的印章相符合。
4.票據(jù)客戶名稱填寫是否與報賬單位名稱相一致。
5.從票據(jù)印制的所屬日期與實際開票日期查驗是否屬過期作廢票據(jù)。
發(fā)票印制的所屬日期可以從發(fā)票右上角的發(fā)票代碼第6、7位查驗出發(fā)票的年份,如果一張票據(jù)印制所屬日期是2001年,開票日期卻是2007年9月16日,顯然這樣的過期作廢票據(jù)也是不能報銷的。
6.同一本票據(jù)號碼的排列先后順序與該票據(jù)的填制日期是否合理。
7.票據(jù)的大小寫金額填寫是否相符以及金額是否正確。
8.發(fā)票填制字跡、筆體、筆畫的精細、壓痕是否異常。
9.發(fā)票填寫位置是否存在位移。
所謂位移,也就是第二聯(lián)經(jīng)復寫后,票據(jù)上的文字或數(shù)字出現(xiàn)錯位,如一張票據(jù)大寫金額是6 000元,小寫金額是60 000元,這樣的票據(jù)也是不合規(guī)票據(jù),因為稅務機關(guān)指定的企業(yè)在印制裝訂發(fā)票時,各聯(lián)次縱橫行列都是對齊的,有固定位置,不會出現(xiàn)位移現(xiàn)象。
10.報銷票據(jù)是否屬白條、收據(jù)。
所謂白條收據(jù)是指報紙雜志訂閱單、培訓費收據(jù)、政府部門收費收據(jù)等,這種以收據(jù)、白條代替發(fā)票或基金票據(jù)使用的,其目的是偷逃稅款或私設“小金庫”,顯然這樣的票據(jù)也是不能報銷的。
二、從報銷票據(jù)所附清單及有關(guān)審批手續(xù)進行審核
1.報銷發(fā)票所附清單的審核。
對于會議費報銷票據(jù)必須分項注明住宿費、餐費、場地使用費等內(nèi)容,并附上賓館所開具的原始單據(jù)。汽車維修費報銷須注明修車單位、車牌號、維修零配件、維修工時等內(nèi)容。如果零配件更換較多,也要附上明細清單。
2.資本性支出報銷票據(jù)的審核。
3.報銷票據(jù)有關(guān)人員簽名、簽署意見及事由的審核。
首先要鑒別領導簽字是否與印鑒卡的簽字相一致,領導簽名要簽全名,領導簽署意見應注明本人意見,如“同意”等,不可只簽名字不簽意見;實報金額與票面金額不一致時應由領導簽字注明實報金額;其次是審查經(jīng)辦人、驗收人以及財務聯(lián)系人的簽字是否簽齊全;最后要審查報銷票據(jù)是否注明事由。
三、從報銷發(fā)票本身的防偽性能來鑒別發(fā)票的真假
1.借助紫光燈來鑒別發(fā)票的真假。
2.根據(jù)票據(jù)本身的制作,鑒別其是否屬國家正規(guī)特制票據(jù)。正規(guī)發(fā)票通過光線照射,里面會出現(xiàn)水印、不規(guī)則發(fā)明短光線、特制花紋等圖案。假發(fā)票則通過光線照射沒有這些防偽標記或者防偽標記模糊不清。
3.根據(jù)票據(jù)的印制特征進行鑒別。
4.根據(jù)發(fā)票代碼及號碼進行審驗。
為便于全國普通發(fā)票統(tǒng)一識別和查詢,自2004年7月1日起,在全國統(tǒng)一啟用12位分類發(fā)票代碼和8位發(fā)票號碼的普通發(fā)票。
新版普通發(fā)票右上角有兩排數(shù)字,上面一排是發(fā)票代碼,下面一排是發(fā)票號碼。發(fā)票代碼以12位數(shù)碼表示,第1位代碼表示發(fā)票所屬機構(gòu)代碼,即0為總局,1為國稅局,2為地稅局;第2至5代碼是表示行政區(qū)域統(tǒng)一代碼,以全國行政區(qū)域統(tǒng)一代碼為準,如:河南省行政區(qū)域代碼是4100,鄭州市4101,開封市4102,許昌市4110;第6、7位表示年份代碼(取后兩位數(shù)字,如2005年以05表示);第8位代碼表示發(fā)票行業(yè)代碼(其中,國稅行業(yè)劃分:1-工業(yè),2-商業(yè),3-加工修理修配業(yè),4-收購業(yè),5-水電氣業(yè),6-其他;地稅行業(yè)劃分:1-交通運輸業(yè),2-建筑業(yè),3-金融保險業(yè),4-郵電通信業(yè),5-文化體育業(yè),6-文娛業(yè),7-辦事業(yè),8-讓渡無形資產(chǎn),9-發(fā)賣不動產(chǎn),0-表示其他);第9位為發(fā)票類別代碼(1-稅務機關(guān)統(tǒng)一式樣的手寫發(fā)票,2-稅務機關(guān)統(tǒng)一式樣的電腦發(fā)票,3-企業(yè)冠名手寫發(fā)票,4-企業(yè)冠名電腦發(fā)票,5-稅控收款機發(fā)票,6-除1至5以外的其他發(fā)票,7-發(fā)票換票證),第10位為金額版代碼(0-電腦版,1-萬元版,2-十萬元版,3-百萬元版,4-千萬元版,5-千元版,6-百元版,7-十元版,8-稅控收款機,9-無金額限制),第11--12位為批次號(以年度為單位,按批準印制順序編號)。發(fā)票號碼以8位數(shù)碼表示,為每一種發(fā)票在每年度中的排序。
增值稅發(fā)票代碼(10位)
增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票的代碼為10位。增值稅專用發(fā)票第一--四位為行政區(qū)劃代碼,第五--六位為年份,第七位為印刷批次,第八位為文字版分別用1、2、3、4代表中文、中英文、藏漢文、維漢文),第九位為聯(lián)次,第十位為金額版(手寫發(fā)票分別用1、2、3、4代表萬元版、十萬元版、百萬元版、千萬元版,用“0”表示電腦發(fā)票),電腦版發(fā)票是有限額的,一般由主管稅務機關(guān)根據(jù)納稅人的申請,審核以后報地、市、州,省級稅務機關(guān)審批,分別可以核定最大開票限額萬元、十萬元版、百萬元、千萬元。增值稅普通發(fā)票第一--四位為行政區(qū)劃代碼,第五--六位為年份,第七位為印刷批次,第八位為發(fā)票種類(增值稅普通發(fā)票為6),第九位為聯(lián)次,第十位為金額版(增值稅普通發(fā)票為0)。
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