寫新郵件的次序應(yīng)該是：附件、正文、標(biāo)題、收件人。

    首要，就像它的姓名所暗示的那樣，附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進(jìn)郵件吧。Gmail 有個(gè)「附件提示」的功用，也需求你自己去敞開。假如你在郵件里提到了各種語言的「附件」而又忘記了貼上，它都會(huì)在你按下「發(fā)送」之后彈出一個(gè)提示。

    其次，企業(yè)郵箱標(biāo)題放在正文之后，是由于大多數(shù)郵件客戶端會(huì)提示你「沒有標(biāo)題是否發(fā)送」;而收件人放在最終，是由于沒有收件人，這封郵件肯定發(fā)不出去，這就給了你滿足的時(shí)刻來回味這封郵件的疏漏。

    并且，跟著正文的進(jìn)行，你有很大或許會(huì)調(diào)整郵件的標(biāo)題和收件人。所以這樣的次序也比較好，不會(huì)等郵件宣布去今后再加各種人進(jìn)來。

    不要把文字變成圖片

    在曩昔幾年的觀察中，我發(fā)現(xiàn)人事和行政部分的搭檔喜歡把文字做成圖片，再貼到郵件里宣布來。

    這種做法并不能添加任何有用的信息，卻帶來了許多害處：

    首要，大部分人的審美水平不如專業(yè)的規(guī)劃人員，這就導(dǎo)致了許多紅底黑字或紅底黃字、合作布滿著鋸齒的「魏碑」或「隸書」字體的郵件，十分難以閱讀。但發(fā)信人還往往覺得這樣很喜慶，營(yíng)造了一種祥和的空氣。

    其次，越來越多的人在手機(jī)上讀郵件，這會(huì)讓對(duì)方看郵件的時(shí)刻本錢和流量本錢大大提升。我從前收到過一封總字?jǐn)?shù)不過 500 字的告訴郵件，但對(duì)方做成了五張總計(jì) 2 MB 的 PNG 圖片，令正在開車的我苦不堪言。

    還有，圖片上的文字是不行搜索的，這意味著你的這封郵件在日后被找到的或許性大大下降。我目前還沒有發(fā)現(xiàn)任何郵件客戶端或網(wǎng)頁版內(nèi)置了 Evernote 那樣的圖片文字自動(dòng)識(shí)別功用。相關(guān)閱讀：企業(yè)郵箱如何啟用自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)功能？

    倒金字塔敘事

    假如說我在幾年前做記者的時(shí)分學(xué)到的最重要的作業(yè)是什么，那就是如何說清楚一件作業(yè)。

    倒金字塔的敘事辦法是很有用的：在郵件的最初，用一段話，要言不煩地概括大意，講清楚「四個(gè) W 和一個(gè) H」——誰(Who)、什么(What)、何時(shí)(When)、為什么(Why)、怎么樣(How)。假如不能在一開端說清楚問題，大多數(shù)人是沒有耐心讀到最終一段并且搞清楚你的真實(shí)用意的——除非你是一個(gè)有肯定權(quán)威的 CEO。

    什么——你需求描述清楚自己的需求或許要求，而不要以「中國(guó)式思維」發(fā)些模棱兩可的表態(tài)，這樣關(guān)于郵件交流沒有任何益處。假如你自己都不知道自己要什么或許要表達(dá)什么，就別宣布這封郵件。

    何時(shí)——清晰這個(gè)需求的時(shí)限。「越快越好」(ASAP)在大多數(shù)時(shí)分等于「沒有截止日期」。

    為什么——請(qǐng)讓對(duì)方了解這件作業(yè)對(duì)對(duì)方(收信人)而言的重要性，或許起碼是對(duì)團(tuán)隊(duì)或公司而言的重要性，而不是對(duì)你(發(fā)信人)而言的重要性。俗話說：「誰上班沒點(diǎn)事兒呢?」即使你是對(duì)方的直接匯報(bào)對(duì)象，在多數(shù)狀況下，能夠?qū)懬宄槭裁匆脖炔粚懩軌虻玫礁行У暮魬?yīng)。

    怎么樣——一切做過乙方的人都知道，假如你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是十分難處理的。除非收發(fā)雙方現(xiàn)已有十分清晰的上下文，比方幾分鐘之前的電話交流，或許事出緊急現(xiàn)已不能在郵件里花費(fèi)更多時(shí)刻，主張給出盡或許清晰的操作辦法。

    說清楚這些，再慢慢打開郵件、引經(jīng)據(jù)典、羅列數(shù)據(jù)、推演流程吧。

    用對(duì)方的語言和思維方式

    每個(gè)公司，哪怕僅僅一個(gè)五人的創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)，也存在分工。所謂「隔行如隔山」，你不能要求別人對(duì)你的作業(yè)一目了然，也不能假定自己對(duì)其他部分的事務(wù)知根知底。

    比方營(yíng)銷部分在和運(yùn)營(yíng)部分打交道的時(shí)分，就應(yīng)該把廣告上那些冠冕堂皇的表達(dá)方式分解成運(yùn)營(yíng)部分所能夠了解并履行的事務(wù)目標(biāo)，少提「最近的增長(zhǎng)狀況」之類含糊的概念，多用「曩昔 15 個(gè)月中 A 分類下 B 特點(diǎn)等于 C 的產(chǎn)品的銷售量(而非銷售金額)逐月占比」。

    公關(guān)部分在和技能部分打交道的時(shí)分，就盡或許地應(yīng)該把自己的需求變成技能語言，少說「我要建個(gè)博客」，多說「我們需求在一臺(tái)和公司主營(yíng)事務(wù)沒有關(guān)系的服務(wù)器上搭建一個(gè)有獨(dú)立二級(jí)域名的、采用 WordPress 搭建的、有 MySQL 數(shù)據(jù)庫的小網(wǎng)站」。

    我在目前的作業(yè)中，主要負(fù)責(zé)營(yíng)銷和公關(guān)，而非運(yùn)營(yíng)和技能。關(guān)于大多數(shù)員工來說，這樣的要求不低，但這樣提需求會(huì)得到更高效的呼應(yīng)和更精確的履行。

    從人情世故上說，這樣的郵件也能夠讓對(duì)方發(fā)生「這人比其他那些瞎指揮的家伙強(qiáng)點(diǎn)兒」的印象。交流起來也順利。

    多用點(diǎn)，少用面

    我個(gè)人最懼怕看到的郵件，就是烏泱泱幾個(gè)大段(許多的段落之間還沒有分隔，你還需求腦補(bǔ)空行)，需求費(fèi)力巴拉地去里面刨出對(duì)方的要點(diǎn)，加以消化吸收。

    而通俗易懂的郵件，多是分好了點(diǎn)，一二三四五，要言不煩。并且點(diǎn)和點(diǎn)之間沒有重復(fù)，邏輯清楚。

    更好的郵件，是把雜亂的作業(yè)分成幾個(gè)大塊，每塊下面幾個(gè)小點(diǎn)，以重要性和緊急程度排序，把不行泄漏的要點(diǎn)用黃底標(biāo)出，層次清楚，大快人心。

    多說事實(shí)，少說道理

    這是很難做到的一點(diǎn)。并且這也是外國(guó)人做得比中國(guó)人做得普遍要好的一點(diǎn)。

    這就像微博上的辯論，比方梁歡說五月天唱歌只要 5 分水準(zhǔn)，五迷們就應(yīng)該拿出五月天唱歌不跑調(diào)的依據(jù)加以反駁，而不是說你知道阿信有多盡力嗎，或許指責(zé)梁歡想紅想瘋了，或許問候梁歡的家人。由于這后面一切對(duì)動(dòng)機(jī)或原因的猜測(cè)，即使不說沒有依據(jù)站不住腳，也很容易被當(dāng)場(chǎng)否定馬上拍死。

    或許技能部分是有來自比你的需求更重要的需求需求緊急處理?也有或許負(fù)責(zé)你的需求的工程師家里出了一些意外需求暫時(shí)請(qǐng)假?還有或許是你的需求郵件其實(shí)由于垃圾的企業(yè)郵箱體系被搞丟了?

    在郵件中施以「誅心之論」不但容易傷了和氣，也往往會(huì)讓發(fā)件人墮入巨大的被迫之中。

    并且，話說回來，許多作業(yè)其實(shí)能夠經(jīng)過電話或見面交流處理，遠(yuǎn)不至于走到在郵件里擦槍走火的境地。

    不要抄送一堆人

    首要，在一封郵件里，參加更多收件人的時(shí)分，務(wù)必在郵件開端處寫上「+John」之類的提示。這關(guān)于原有的收件人和新加進(jìn)來的收件人都是尊重。

    其次，每一個(gè)收件人都應(yīng)該是和這封郵件里所談及的作業(yè)有關(guān)的，避免弄得收件人不可思議，不知道應(yīng)該說些什么或是做些什么。并且收到不相關(guān)的郵件關(guān)于大多數(shù)人來說，都是一種困擾。

    最終，很忌諱的做法，就是在郵件評(píng)論墮入某種僵局的時(shí)分，把部分或許公司里的頭頭腦腦參加郵件。成熟的老板并不會(huì)由于忽然被參加一個(gè)爭(zhēng)辯而馬上做出反應(yīng)，也不會(huì)冒著開罪一撥人的危險(xiǎn)給另一撥人「做主」。

    就像在校園里考試的時(shí)分，教師站在臺(tái)上，天然能清楚看到誰在搞小動(dòng)作，僅僅不作聲而已。

    舉手揭露的那個(gè)學(xué)生，也未必是班上最得寵的。

    郵件的歸屬權(quán)

    你應(yīng)該了解的是，在許多國(guó)家和地區(qū)的法令定義中，公司郵箱里的郵件都是公司資產(chǎn)。這意味著，公司有權(quán)力看你的任何一封郵件。并且，在公司的電腦上，哪怕是用個(gè)人郵箱宣布的信件，都有或許被定義為公司資產(chǎn)。

    這意味著，不要用公司郵箱發(fā)不該發(fā)的東西——包括任何違背公司規(guī)則或當(dāng)?shù)胤畹脑u(píng)論。

    標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

    最終仍是要提這個(gè)許多人覺得無關(guān)痛癢可是「說者無心、聽者有意」的問題。

    用對(duì)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、不要中英文標(biāo)點(diǎn)混用、分清「的地得」、不寫錯(cuò)別字、英文單詞之間要空格、特殊名詞首字母大寫……這都是最基本的書寫要求。